Juhlapaikan ja pitopalvelun hankinta: prosessi ja lopputulos

Nyt kun meillä on (vihdoinkin) ne kaksi hääjuhlien kannalta olennaisinta osa-aluetta hoidettuna, ajattelin hieman avata koko prosessia, joka tässä taustalla pyöri. Haluaisin voida kertoa teille, kuinka vertailin systemaattisesti kaikki pääkaupunkiseudun pitopalvelut ja juhlatilat, karsin listasta kriteereihimme sopimattomat pois ja lähetin lopuille tarjouspyynnön. Valitettavasti systemaattisuus oli kaukana omasta lähestymistavastani. Googlettelin summamutikassa eri juhlapaikkoja ja kiinnostavan löydettyäni en suinkaan ottanut paikan tietoja ylös esim. tarkoitusta varten luotuun excel-taulukkoon, vaan luotin omaan muistiini. Tämähän johti tietysti tilanteeseen, jossa myöhemmin jouduin harrastamaan lisää googletusta ja aivojumppaa, jotta muistin, mikä se yksi juhlatila olikaan, joku villa jotain... Onneksi netistä löytyy sivustoja, jotka listaavat juhlapaikat ja parhaassa tapauksessa kertovat myös hinnan, maksimi vierasmäärän sekä saako tilaan tuoda omat juomat ja/tai ulkopuolisen pitopalvelun. Hyödyntämiäni sivustoja olivat mm. venuu.fi ja Go experience. 

Pitopalveluyrityksiin en koskaan edes kunnolla paneutunut. Yritin löytää oikotien onneen lähettämällä Foodiac-sivuston kautta avoimen tarjouspyynnön, mutta tähän tarttui ainoastaan yksi catering-yritys, mikä ei mielestäni ihan vastaa kyseisen sivuston tarkoitusta. Ehkäpä budjettimme karsi muita ehdokkaita tai sitten he jäivät odottamaan, otammeko ensimmäisenä ehtineen tarjouksen vastaan tai sitten ei vaan yksinkertaisesi kiinnostanut. Lisäksi lähetin tarjouspyynnön yhdelle yritykselle (Bistro o Mat -catering), mutta heistä ei ole vieläkään kuulunut mitään.

Hääblogeista kävin kärkkymässä kanssamorsianten tunnollisesti tehtyjä juhlapaikka- ja pitopalveluvertailuja joista voikin olla todella paljon apua. Miksi tehdä sama työ uudestaan jos joku toinen on sen jo tehnyt? ;) Tosin makuja on niin monia, että jonkun toisen mielestä todella laadukas catering ei välttämättä täytä toisen kriteerejä alkuunkaan. Myös messut ja kaikenlaiset muut häätapahtumat ovat tärkeässä roolissa, koska niistä kahdesta juhlapaikasta joihin kävimme tutustumassa paikan päällä, toinen oli bongattu Mennään naimisiin -messuilta. Tämä kyseinen juhlatila oli Villa Sarfvik Kirkkonummella. Pyysimme tilasta myös tarjouspyynnön ja pienen neuvottelun jälkeen olisimme saaneet paikan vuokralle nettisivuilla esitettyjä hintoja edullisemmin.

Lopulta päädyimme kuitenkin pelaamaan varman päälle ja valitsimme juhlapaikan, josta meillä oli jo aikaisempaa kokemusta. Vieläkin hieman mietityttää, olisimmeko suuremmalla vaivannäöllä löytäneet vielä paremman paikka-catering -kombon, mutta toisaalta emme halunneet myöskään ostaa sikaa säkissä. Muutenkin olen vähän sitä mieltä, että samassa hintaluokassa pyörivät pitopalvelut tuskin eroavat suuresti toisistaan ja näin ollen voi olla mahdotonta löytää sitä yhtä helmeä lukemattomien vaihtoehtojen joukosta. Tosin itsehän en edes lähtenyt helmeä kalastelemaan, joten en voi tietää, mitä olisin saanut saaliiksi. 

Näiden mutkien kautta päädyimme siis valitsemaan Unioninkadun juhlahuoneistot hääpaikaksemme. Plussaa juhlatilassa on ehdottomasti sijainti, tilan siisti ulkoasu, mahdollisuus vihkimiseen samassa tilassa, helppous sekä hyvä palvelu ja joustavuus. Ydinkeskustasta ei löydy montaakaan juhlapaikkaa, jossa ei ole a-oikeuksia. Vaikka voisimme toki järjestää häämme myös keskusta-alueen ulkopuolella, keskeinen sijainti helpottaa monia käytännön järjestelyitä ja on ehkä vieraiden kannalta helpompaa. Juhlahuoneistot ovat mielestäni ihan nätit ulkoasultaan. Toki aina voisi tehdä pieniä parannuksia, joilla tilasta saisi vielä kauniimman, mutta kyllä se meille kelpaa. Pääasia on, että sisustus on melko pelkistetty, jolloin se ei riitele häiden teeman/tyylin kanssa.

Koska olen meuhkannut jo ties kuinka monta kertaa siitä, kuinka haluamme panostaa ruokaan ja osaavaan henkilökuntaan, olisi melko noloa jos ruoka ei vastaisi odotuksia ja tarjoiluhenkilökunta olisi ihan pihalla. Sulhaseni on itsekin ollut aikoinaan mukana pitopalvelutoiminnassa ja hän oli erittäin vaikuttunut Unioninkadun juhlahuoneistojen henkilökunnan ammattitaidosta (on maininnut asiasta todella monta kertaa kyseisten häiden jälkeen ;)), joten en usko, että tulemme pettymään. Tietenkään emme tiedä, onko henkilökunta vaihtunut sen jälkeen kun olemme itse olleet tilassa vieraina. Olettaisin kuitenkin, että laatu on säilynyt koska ainakaan netistä en ole löytänyt negatiivista palautetta kyseisestä paikasta.

Saimme mielestäni todella hyvää palvelua ja kaikkiin kyselyihimme on vastattu nopeasti. Olin myös hyvin ilahtunut saadessani tietää, että voimme tuoda suunnittelemaamme karkki-/jälkiruokabuffaan itse tarjottavat, kunhan ne ovat suljetuissa paketeissa (hygieniasyyt). Heidän kauttaan saa myös tilattua mm. macaroneja ja cup cakeja, mutta leivosten kappalehinnat olivat meille liian korkeat. Aiommekin käydä tukussa shoppailemassa esim. niitä macaroneja tai petit fourseja.

Kuva: Pinterest

                                                         
Juhlapaikan puutteisiin lukisin melko lyhyen vuokra-ajan (seitsemän tuntia) sekä kalliit lisätunnit. Ulkotilojen puute ei syyshäissä niin haittaa, mutta kesähelteillä voisi olla kiva päästä nauttimaan myös auringosta. Lisäksi, onhan heidän pyytämänsä hinta ensi näkemältä aika suolainen, mutta loppupeleissä jopa melko kohtuullinen ottaen huomioon, että sillä saa täyden palvelun juhlien ajaksi. Jos päätyy valitsemaan perinteisemmän hääbuffan, hinta on varmasti kohtuullisempi. Meille tulee pöytiin tarjoilu sekä muuta pientä spesiaalimpaa juttua, mikä varmasti nostaa hintaa.

Yksi itselleni henkilökohtaisesti harmillinen seikka on se, että osa ystävistäni on tosiaankin jo juhlineet häitä kyseisessä tilassa eli yllätysmomentti menetetään heidän kohdallaan. Tiedän, että on ihan typerää ajatella näin, mutta en ehkä vielä sisäistä tilaa omaksi hääpaikakseni vaan ajattelen sitä koko ajan ystäväni hääpaikkana. Kuten jo mainitsin, eipä noita juhlatiloja ole mitenkään pilvin pimein keskusta-alueella ja olisi todella huono peruste hylätä paikka vain sen takia, että joku tuttu on jo juhlinut siellä häitään. Eiköhän paikka ala tuntua enemmän omalta hääsuunnittelujen edistyessä.

Tässä siis tiivistettynä meidän juhlapaikan ja pitopalvelun hankkimisprosessi sekä lopputulos. Jälkipyykkiä puidaan sitten häiden jälkeen.;)